United Spaces

En grym användarupplevelse för digital natives

United Spaces – kunden

United Spaces och ägaren, fastighetsbolaget Castellum, gav Payer uppdraget att utveckla betalningsflödena för nästa generations coworking-app.

Payer har nu fått ansvar att facilitera alla betalningsströmmar genom sin API-plattform för B2B.

Utmaningen

Utmaningen låg i att utveckla en betalningsprocess som både hade fokus på användarupplevelsen på front-end och i back-end. Lösningen skulle inkludera kort men också fakturering och inkassering samt avstämningar. Samtidigt skulle en Payers plattform enkelt kopplas ihop med kundens bokföringssystem Fortnox.

Lösningen

Betalningsrutiner för alla tjänster relaterade till arbetslivets vardag för medlemmarna blev integrerade i appen. Mötesrumsbokningar, mat- och dryckesbeställningar, kontorsmaterial och medlemsskaps- avgifter var inkluderade. Och Payer såg till att full automatisering skedde till kundens bokföringssystem.

Resultatet

Lösningen har resulterat i kostnadsreduceringar på 80% för ekonomiavdelningen för hantering av betalningsprocesser inklusive fakturering, inkassering och avstämning.

Dessutom har förfallna fakturor gått ned med 21% och fakturor betalas nu 27% snabbare av medlemmarna.

Brown Bag Lunch & Learn Gothenburg: Good Sweden, Bad Sweden — American  Chamber of Commerce in Sweden

Payer har en unik plattform som kan lösa komplexa betalflöden. Det Payer löser, med integration av flera system, är något som vi letade efter länge. Payer har skapat den funktionalitet och den arkitektur som vi behöver för att digitalisera våra betalströmmar.

Niklas Ingeström
CDO at Castellum, owner of United Spaces

Klienten:

United Spaces erbjuder ett coworking koncept med flexibla kontorsytor.

Platformsprodukter:

Faktura, kort, Swish

Administration

Automatisering

Vår roll:

Utveckla betalningsflöden för nästa generations coworking-app

Payer Labs:

Förstudiefas: Problemanalys, projektplan, konceptdesign, lösningsarkitektur, extern projektledning.

Förproduktionsfas: Extern projektledning, skräddarsydd utveckling, systemintegration.

Produktionsfas: Återkommande förbättring och utveckling, underhåll och support.

Payers API Platform:

Hanterar hela utbetalningsupplevelsen

Team:

United Spaces och Payer

Industri:

Fastigheter

Tjänster:

Mjukvaruutveckling, Underhåll och Support, Mjukvarutestning, Apputveckling, UI/UX Design

Technologi:

Backend: Kotlin, Cloud-based

Native Apps: Android (Kotlin), iOS (Swift)

Bokföringssystem: Fortnox

Utmaningen

Automatisering av betalningar i back-end, hög användarupplevelse i front-end

United Spaces är ett snabbt växande coworkingkoncept i Sverige. Dess medlemsbas är en digital målgrupp som kräver en enkel och flexibel arbetsplats och likaså en enkel och digital interaktion med sin värd.

United Spaces valde Payer som betalningsleverantör under 2019. Företaget avslutade 2020 med fyra kontor fördelade på lika många städer. 6 nya kontor etableras under 2021 och under tillväxtfasen var det vikigt för dem att arbeta med en leverantör som hade fullt fokus på användarupplevelsen både för medlemmarna men också de anställda. Utmaningen låg också i att utveckla en betalningsprocess för B2B som inte bara inkluderade kort men dessutom fakturering med automatisk inkassering och avstämning.

“Resultatet efter att vi implementerade Payers plattform har varit fantastiskt för ekonomiavdelningen. Vi spenderar nu 80% mindre tid på betalningshantering och inkassering. Utöver det betalas fakturor av våra medlemmar 30% fortare. Det är ett klart bevis att vi har lyckats lyfta betalningsupplevelsen till en riktigt hög nivå.”
– Joakim Helbig

CFO, United Spaces

Lösningen 

”One app to rule them all”

Den smarta appen är central i vardagen för medlemmarna på United spaces coworking-kontor över hela Sverige. Alla tjänster i lokalerna är integrerade i appen såsom in- och utpassering, bokning av mötesrum och hörsalar, beställning av mat, dryck eller kontorsmateriel. Kommunikationen inom medlemscommunityt ska också ske inom appen.

Kostnaderna för tjänsterna är automatiskt fakturerade månatligen till medlemmarna och kan sedan betalas direkt med Swish eller att använda andra populära betalningsmetoder som kort.

Payer valdes av United Spaces att automatisera alla betalningsflöden inom appen inkluisve fakturahantering. Samtidigt såg Payer till att automatisera all bokföring genom en API-koppling till United Spaces affärssystem för realtidsbokföring och rapportering.

Grafisk skiss av lösningen

Resultatet

Affärer på framsidan, fest på baksidan

Resultatet efter att ha implemterat lösning har varit fantastiskt, speciellt för ejonomiavdelningen med kostnadsreducering på 80% p.g.a. automatisering av fakturaprocessen inklusive inkassering, avstämning och bokföring. Enkelheten i lösningen har också reducerat förfallna fakturor med över 20%. Fakturor betalas nästan 30% snabbare än tidigare. United Spaces har skiftat över samtliga volymer till Payer.

 

“Jag tror att den här systemet som vi har byggt tillsammans med Payer kan fungera som en mall för framtidens finansavdelning. Digitalisering och automatisering är menat att göra arbetslivet enklare och effektivt. Vi har uppnått just det och mycket mer med Payer.”

– Joakim Helbig

CFO, United Spaces

Projektets resultat

-80%

Kostnader i hantering av betalningar

-27%

Fakturor betalas på 27% kortare tid

-21%

Förfallna fakturor har minskat med 21%

Höjdpunkter

App-integrerade B2B betalningar

Automatisering av kundfodringar

Stora kostnadsreduceringar

Är du redo att komma igång?

Läs mer av våra fallstudier

Payer har utvecklat en integrerat system mellan maskin, app och bankkonto. Nu finns lösningen tillgänglig over hela Sverige.

Läs Returpack fallstudien →

Payer utvecklade en integrerad kommunikations- och betalningslösning för att lösa transaktioner över landsgränser för Volvo Financial Services.

Läs Volvo fallstudien →

Case studies main pageUnited Spaces